De groeipijnen en de schaarste aan goede contractmanagers maken dat het tijd wordt om het contractmanagement anders te gaan organiseren. Uit onze ervaring in meerdere gemeenten, blijkt dat dit kan door de verantwoordelijkheid op een andere manier in te richten: van een grotendeels individuele verantwoordelijkheid naar teamverantwoordelijkheid, waarbij het team bestaat uit een vaste groep experts. Verschillende gemeenten werken al met deze meer teamgerichte aanpak met een vast team van contractmanagement-experts.

(Inkoop)samenwerkingen tussen gemeenten onderling verlopen vaak moeizaam. Dat blijkt ook uit de analyse Samenwerken gaat niet vanzelf, over regionale samenwerking Wmo 2015 en jeugd (augustus 2021). (1) Waarom is dat?

Als extern adviseur in het gemeentelijk sociaal domein werk je in een complexe omgeving waarin je te maken hebt met verschillende belangen én politieke druk. En dit herken je vast ook wel: als budgetoverschrijding of andere grote problemen dreigen, komt het sociaal domein onder het vergrootglas te liggen van de politieke en ambtelijke top. De weg naar een oplossing, dus je opdracht uitvoeren met het gewenste resultaat, is bezaaid met valkuilen.In deze whitepaper hebben we 7 valkuilen in kaart gebracht. En we geven oplossingen waar je je voordeel mee kunt doen.

In de media lezen we vaak over misstanden bij ontgroeningen bij studentenverenigingen. Toch blijft de aantrekkingskracht van die studentenverenigingen onverminderd groot. Waarom is dat toch? Eén van de grootste voordelen van een studentenvereniging is dat het in wezen een groep willekeurige mensen bij elkaar brengt die vervolgens vaak een levenslange band met elkaar blijven houden. Ze blijven elkaar door dik en dun steunen, ondanks dat ze vaak verschillen van karakter en achtergrond. Dit geldt overigens niet alleen voor studentensociëteiten maar ook voor traditionele gezelligheidssociëteiten die i.p.v. studie dan thema’s hebben zoals bijvoorbeeld ondernemen (de Industriële Groote Club) of beeldende kunst (Arti et Amicitiae).

Voor een adviseur die een nieuwe opdracht begint is het zeer belangrijk om snel inzicht (en voeling) in de organisatie te krijgen waar hij zijn opdracht uitvoert. Zonder dat inzicht is het lastig om effectief te zijn. Een vriend die manager was bij een detacheerder van ICT-consultants vertelde ooit dat hij zijn consultants onder andere beoordeelde op hoe goed en snel zij contacten wisten te leggen met de secretaresses en de systeembeheerders. 

Taboes verdwijnen als we er over spreken. Gelukkig praten we dan ook steeds meer over pesten. Pesten op het schoolplein en pesten op het werk. Waar we echter nog niet vaak over praten is pesten in het verpleeghuis. En dat is zeker nodig. Zo wijst onderzoek van de Radboud-universiteit uit dat 1 op de 10 kinderen gepest wordt, 1 op de 8 volwassenen op de werkvloer en 1 op de 5 ouderen. Het probleem lijkt dus eerder toe te nemen dan af te nemen naarmate we ouder worden. 

Als adviseur – zeker in het begin van je carrière – weet je soms maar een klein beetje meer dan je opdrachtgever. Het enige wat hebt, is je gezonde verstand, een frisse blik en de ervaringen bij veel verschillende opdrachtgevers. Soms zie je de zaken, maar zie je nog geen uitweg. Het is dan informatie verwerken en wachten totdat je doorhebt wat het probleem nu daadwerkelijk is. En welke oplossingen er zijn. Daarbij geldt overigens vaak dat de beste oplossing niet altijd de beste oplossing is voor de desbetreffende organisatie. Die moet daar bijvoorbeeld wel klaar voor zijn. Als er geen draagvlak voor een oplossing is, verdwijnt het advies vaak in een lade. De beste oplossing is dan ook vaak de oplossing waar op dat moment het draagvlak voor te krijgen is. 

Inkopers hebben tegenwoordig een gevuldere gereedschapskist dan vroeger. En dat is maar goed ook. Met alleen een hamer, vlieg je immers ieder probleem aan als een spijker. Denk aan de uitvraag bij meerdere partijen met een zelf opgestelde eisenlijst. En er zijn steeds meer andere nuttige instrumenten, zoals Best Value Procurement, dat door het peilen van de expertkennis van de aanbieders probeert om de partij te selecteren die duidelijk boven de rest uitsteekt. Als het gaat om aanbesteden in de publieke sector, bestaat er een keur aan aanbestedingsinstrumenten waaruit gekozen kan worden. Alvorens een inkoopmethodologie te kiezen, is het belangrijk dat er eerst gekeken wordt naar wat je beleid is. Wat wil je nu bereiken? De inkoopmethode volgt daaruit, en niet andersom. Toch is een tegenovergestelde situatie wel vaak het geval.