7 valkuilen voor een adviseur in het sociaal domein

Als extern adviseur in het gemeentelijk sociaal domein werk je in een complexe omgeving waarin je te maken hebt met verschillende belangen én politieke druk. En dit herken je vast ook wel: als budgetoverschrijding of andere grote problemen dreigen, komt het sociaal domein onder het vergrootglas te liggen van de politieke en ambtelijke top. De weg naar een oplossing, dus je opdracht uitvoeren met het gewenste resultaat, is bezaaid met valkuilen.In deze whitepaper hebben we 7 valkuilen in kaart gebracht. En we geven oplossingen waar je je voordeel mee kunt doen.

Valkuil 1: informatie delen met lokale politici zonder dit af te stemmen met je opdrachtgever

Soms word je als adviseur benaderd door een wethouder of een raadslid die wil weten wat er gaande is, hoe je opdracht verloopt, wat je tegenkomt.  De verleiding kan dan groot zijn om informatie te delen. Bijvoorbeeld over zaken die volgens jouw ervaring niet goed geregeld zijn, informatie die incompleet is of andere dingen die problemen kunnen veroorzaken. In de regel valt dit niet goed bij je opdrachtgever. Die gaat er namelijk van uit dat informatie delen van en naar de politiek via hem of haar verloopt. En als jij informatie deelt met een wethouder of raadslid, kan dat grote gevolgen hebben. Denk aan politieke onrust, druk op de ambtelijke organisatie of rumoer in de media.

Hoe je deze valkuil vermijdt:

Overleg altijd eerst met je ambtelijke opdrachtgever als je contact hebt met wethouders of raadsleden. Ook als je zelf besluit de politiek te benaderen: doe dit altijd via je opdrachtgever. Dat is een gouden regel!

Valkuil 2: de ‘politieke tak’ niet betrekken bij de uitvoering van je opdracht

In gemeenten zijn er 2 of 3 organisatorische ‘takken’: de ambtelijke tak, de politiek-bestuurlijke tak en soms ook een project- of programmatak. Om je opdracht succesvol uit te voeren, moeten alle takken zich op één lijn bevinden.

Hoe je deze valkuil vermijdt:

Bepaal samen met je ambtelijke opdrachtgever hoe jullie de politiek-bestuurlijke tak mee kunnen nemen in het traject. Soms is een klankbordgroep met raadsleden een goede aanpak, soms werkt het beter een-op-eengesprekken te voeren met sleutelpersonen uit de
raadsfracties. Belangrijk: doe dit ook altijd in afstemming met de verantwoordelijke wethouder.

Valkuil 3: vooraf opschrijven wat de opdrachtgever als uitkomst wil zien

Soms weet de organisatie waarvoor je aan het werk bent al lang wat het probleem is, en wil zij dat dit ‘objectief’ vastgesteld wordt door een externe adviseur. Vaak is er dan ook al een voorstel voor een oplossing en is het jouw opdracht die uit te voeren. Het kan ook zijn dat het probleem nog niet duidelijk is, maar dat je wordt gevraagd al wel een oplossing te benoemen. In dat geval lever je eigenlijk op wat mensen willen lezen, met het risico dat dit geen goede oplossing is. Wat ertoe leidt dat het resultaat van jouw inzet hooguit sub-optimaal is. Dat is
jammer van de investering in tijd, geld en moeite.

Hoe je deze valkuil vermijdt:

Zorg altijd dat het opstellen van een goede probleemanalyse onderdeel is van je opdracht. Laat je niet vastleggen op een uitkomst, in ieder geval niet voordat jouw analyse is besproken en geaccepteerd.

Valkuil 4: niet voldoende doorvragen naar de ‘vraag achter de vraag’

Wij zien in de praktijk vaak dat adviseurs denken dat zij de vraag of het probleem van de opdrachtgever niet goed begrijpen. Echter, niet zelden is het andersom: de opdrachtgever ziet het zelf nog niet helemaal scherp of kan het probleem niet helder verwoorden. De valkuil dat je dan maar ‘gewoon begint’ leidt tot ruis en onduidelijke verwachtingen.

Hoe je deze valkuil vermijdt:

Neem de tijd om het echte probleem te ontleden. Als je het niet begrijpt, ligt dat echt niet altijd aan jou – je bent tenslotte een goed opgeleide, ervaren adviseur. Stel vragen, bijvoorbeeld over het proces en de gebeurtenissen die eraan vooraf gingen, en over oplossingen die al zijn toegepast maar zonder resultaat. Vraag net zo lang door totdat je een goed beeld hebt van het probleem. Zo voorkom je ook dat je aan symptoombestrijding doet zonder een echte, duurzame oplossing in te voeren.

Valkuil 5: bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn niet helder belegd

Om als adviseur, projectmanager of interim-manager succesvol je opdracht uit te kunnen voeren, moet jij, of iemand die boven je staat, mandaat hebben. Daarmee kun je invloed uitoefenen op de structuur en op de mensen en het krachtenveld waarmee je te maken hebt.
Als je die invloed niet hebt, is je opdracht gedoemd te mislukken.

Hoe je deze valkuil vermijdt:

Stel samen met je opdrachtgever vast wat je mandaat is. Omschrijf heel duidelijk wat je taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (‘TBV’) zijn. Dit kun je eventueel vastleggen in een ‘TBV-schema’.

Valkuil 6: één oplossing zoeken voor verschillende problemen in het sociaal domein

Het sociaal domein is breed en de problemen zijn complex. Niet alleen vanwege de complexiteit van de zorg zelf, maar ook vanwege de noodzakelijke afstemming op allerlei niveaus. Denk aan afstemming tussen de 3 ‘takken’ binnen de gemeentelijke organisatie, en afstemming met de stakeholders zoals instellingen voor ouderenzorg, jeugdzorg, huishoudelijke hulp en andere voorzieningen.

Hoe je deze valkuil vermijdt:

Wees je bewust van de complexiteit van het werkveld en accepteer deze. Werk met verschillende teams waarin disciplines bij elkaar komen. Daarnaast is een goede stakeholderanalyse erg nuttig. Die helpt je ook te communiceren en af te stemmen met de belangrijkste stakeholders, een risicoanalyse op te stellen en de voorgestelde oplossingen door te voeren.

Valkuil 7: ideeën en oplossingen voorstellen die niet stroken met de organisatiecultuur

De organisatiecultuur is er altijd en heeft veel invloed op bijvoorbeeld hoe de organisatie omgaat met veranderingen. Maar ze wordt vaak vergeten - totdat het te laat is en de oplossing stukloopt op die cultuur. In het ideale geval heeft de opdrachtgever aandacht voor dit gegeven en onderkent hij de veranderingen die de oplossing teweeg kan brengen. De praktijk is vaak niet zo. Voor de externe adviseur is dit een valkuil.

Hoe je deze valkuil vermijdt:

Maak een cultuuranalyse en neem deze mee in de planning en de uitvoering van je opdracht. Besef dat cultuurveranderingen lastig zijn en veel tijd vragen. Vaak werkt het beter en effectiver als je de oplossing aanpast aan de cultuur, en niet andersom. Je kunt ook een kortermijnoplossing en een langetermijnoplossing uitwerken.