Zelfsturende teams: ook iets voor gemeenten?

Het concept van zelfsturende teams bestaat sinds enige tijd en biedt in theorie veel voordelen. In de zorg met haar goed opgeleide zelfstandige professionals wordt het veel toegepast. Dit organisatiemodel zit in de lift, maar is het ook geschikt voor gemeenten?

Een team organiseert zichzelf in ieder geval niet uit het niets, en samenwerking is niet per se vanzelfsprekend. Teamsamenstelling is dus essentieel. Dat doe je door een juiste mix van mensen, qua capaciteiten, maar ook qua persoonlijkheid. Daarnaast dient er in ieder geval ‘coaching’ aanwezig te zijn. Niet alleen gedurende de implementatiefase, maar ook daarna. Teamleden zijn tenslotte vaak verschillend qua persoonlijkheid. Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat de dominante persoonlijkheden de meer introverte persoonlijkheden overvleugelen en daarmee een evenwichtig groepsproces in de kiem smoren?

Een oplossing daarvoor is bijvoorbeeld om een goed vergaderproces te hebben. Dat houdt onder andere in dat er een strakke agendavoering is. Wordt er een discussie gevoerd? Of moeten er juist beslissingen worden genomen? Discussies hebben er baat bij dat er vooraf bijvoorbeeld een stuk wordt aangeleverd waardoor eenieder zich kan inlezen en de discussie niet ad hoc plaatsvindt. Als er beslissingen genomen moet worden, dient duidelijk te zijn hoe dit proces verloopt. Hebben alle teamleden bijvoorbeeld een vetorecht? Of is een meerderheid van stemmen voldoende? Een andere variant is om te stemmen, maar de expert op een vakgebied een zwaardere stem mee te geven.

Daarnaast is het belangrijk om de vergadering goed te administreren en besluiten en acties ter plekke vast te leggen. Toch kan dit niet voorkomen dat (dominante) teamleden aan ‘cherry picking’ doen door alleen de zaken die men leuk vindt op te pakken. Uiteindelijk zal een coach (als een soort vermomde teamleider) met voldoende dominantie, krediet, statuur of anderzijds overwicht het groepsproces dienen te monitoren en vooral de veiligheid te waarborgen opdat teamleden (of eventueel de coach) elkaar kunnen aanspreken op de verdeling en uitvoering van de gezamenlijke taken en verantwoordelijkheden.

Een andere vraag is of een team de HR-zaken wel zelf moet uitvoeren. Kan een team gezamenlijk bepalen wat de bijdrage van eenieder is en de daarmee samenhangende loonschaal? Dit soort discussies alleen al kunnen de teamgeest behoorlijk drukken. Het lijkt dan handiger om dit zo objectief als mogelijk in te richten en dit vooral buiten het team te leggen.

Los van de hiervoor genoemde drempels zijn er uiteraard ook erg veel voordelen. Het feit dat mensen gezamenlijk in een team werken aan een opdracht of opgave kan ontzettend stimulerend en bevrijdend werken. Die opgave dient dan wel helder te zijn, met duidelijke prestatie-indicatoren zodat een team met elkaar kan constateren wanneer de doelstellingen zijn behaald. Belangrijk is ook dat teamleden voor een team kunnen kiezen en dat zij over de persoonlijke competenties beschikken om samen de taken goed te kunnen verdelen, zonder dat er een situatie ontstaat waarbij de meest dominante persoon alles bepaald. Gemeenten kennen daarnaast vaak verschillende afdelingen die elkaar ook raken. Het is dan ook belangrijk om ervoor te zorgen dat er een goede informatie-uitwisseling tussen teams die aanpalende of soms overlappende opgaven hebben.

Een aantal jaren geleden deed Google een onderzoek naar wat de bepalende factoren zijn voor een hoog functionerend team. Dat zijn:

1. Psychologische veiligheid; kun je risico’s nemen in het team zonder je onzeker of beschaamd te voelen?

2. Afhankelijkheid; kunnen we op elkaar rekenen als het gaat om goed werk op tijd te leveren?

3. Structuur & duidelijkheid; zijn de doelen, rollen en uitvoering in ons team helder vastgelegd?

4. Zingeving; werken we aan iets dat persoonlijke zingeving biedt voor alle teamleden?

5. Impact; geloven we dat wat we doen er daadwerkelijk toe doet en de noodzakelijke verandering teweegbrengt?

Dit zijn zaken waar je als team ‘ja’ op zou moeten kunnen zeggen. Als dat niet het geval is, heb je als team nog wat werk te doen. Nu zijn de beleidsmedewerkers bij een gemeente in de regel hoogopgeleide professionals. Als de structuur, processen en begeleiding goed worden neergezet en het draagvlak en de ondersteunende tools aanwezig zijn, is zelfsturing voor gemeenten een goede manier om professionals ruimte en autonomie te bieden. Iets wat bovendien ook nog eens het werkplezier verhoogt.